Pengaturan area kerja adalah salah satu kunci utama untuk sebuah tempat kerja yang efektif. Meskipun suat hal yang sederhana, tetapi kenyataanya adalah bahwa jika kita mengatur tempat kerja kita dengan baik kita menjadi lebih efisien. Efisien yang dimaksud ialah waktu pencarian yang singkat, banyak orang yang tidak menganggap hal ini penting. Orang menganggap waktu pencarian benda-benda entah itu berkas penting, buku, kaca mata atau bahkan sesuatu yang sederhana seperti pena tidak membutuhkan waktu yang lama. Bayangkan jika beda-beda tersebut tidak tertata rapi dimeja kerja kita, berapa waktu yang terbuang untuk mencari benda-benda tersebut.
Beberapa tahun yang lalu seperti yang dijelaskan perusahaan Toyota terdapat lima prinsip untuk membuat area kerja menjadi teroganisir. Meskipun prinsi ini terlihat sederhana namun dapat berdampak besar terhadap lingkungan kerja suatu organisasi. Prinsip-prinsip itu biasa dikenal dengan nama The Five S. Berikut adalah cara untuk mengatur tempat kerja yang nyaman :
Sort : Hilangkan semua benda dari area kerja yang sekiranya tidak diperlukan, baik itu berkas, alat tulis, atau peralatan.
Set in Order : Segala sesuatu yang berada di area kerja harus diletakan di tempat yang jelas dan dikelompokan sesuai jenisnya. Banyak cara untuk menunjukan lokasi, misalnya penanda ruang tempat penyimpanan, memberikan label disetiap tempat penyimpanan sesuai kategori barang yang dsimpan disana. Semua barang dikelompokkan di satu tempat yang sama sesuai dengan kategori barangnya dan jika barang selesai digunakan harus dikembalikan sesuai tempat semula.
Shine : Bersihkan selalu area kerja secara teratur agar terlihat rapi. Segala falilias area kerja yang perlu dibenahi segera dibenahi, diperbaharui, atau diganti. Ruang kerja jika perlu dicat secara rutin. Orang akan lebih memilih untuk bekerja di area yang bersih dan ini akan menyebabkan peningkatan moral dan produktivitas yang baik.
Standardize : Membuat prosedur yang akan menjaga fasilitas di area kerja tetap baik. Tanggung jawab harus diberikan kapan setiap orang atau karyawan untuk mematuhi dan mengikuti prosedur ini.
Sustain : Ikuti prosedur yang telah dikembangkan untuk menjaga tempat kerja yang teratur. Biasakan sikap disiplin kepada setiap orang yang bekerja pada lingkunagn itu. Jika prosedur tidak diikuti manfaat tempat kerja yang teratur tidak akan dapat dirasaka.
Sepeti yang dijelaskan diatas prinsip ini tidaklah rumit, hanya saja dibutukan disiplin untuk menjalankan prinsip-prinsip itu. Cara termudah adalah dengan membiasakan diri kita masing-masing dengan prinsi-prinsip itu. Jangan hanya menempatkan alat dan perlengkapan di atas meja, tetapi letakkan barang-barang ke tempat penyimpanan. Tempat kerja yang rapi memberi Anda lebih banyak ruang untuk bekerja, akhirnya membuat segalanya lebih mudah bagi Anda.
Sumber : Organizing Your Workplace With The Five S
