Mengapa sebuah organisasi harus mengembangkan business case?

Business Case adalah langkah pertama dalam perencanaan investasi untuk proyek apa pun yang sedang dipertimbangkan. Hal ini dimaksudkan untuk melukis gambaran kebutuhan akan perubahan dengan menghadirkan sebuah cerita yang menarik untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Ini juga merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan dukungan, partisipasi dan komitmen terhadap proyek. Tanpa dukungan dan komitmen, proyek ini bahkan tidak akan dimulai.

Business case juga merupakan tempat untuk menyajikan analisis keuangan yang mendukung kebutuhan akan perubahan. Sementara analisis keuangan mungkin bukan setelan kuat Anda, ada banyak sumber daya (mungkin termasuk departemen keuangan Anda sendiri) untuk membantu bagian ini. Intinya, bagaimanapun, Anda harus menunjukkan kasus yang menarik bagi perusahaan agar perusahaan bersedia untuk berinvestasi pada ide, peluang, atau untuk memecahkan masalah Anda.

Sebagian besar organisasi besar memiliki proses tata kelola untuk menangani dan meninjau kembali permintaan proyek untuk memastikan investasi finansial dilakukan dalam proyek yang paling sesuai untuk tujuan dan strategi bisnis perusahaan. Persetujuan proyek umumnya dianggap sebagai tujuan dari business case;

Namun, business case juga merupakan alat yang berharga bagi tim proyek untuk memikirkan implikasi dan dampak proyek terhadap bisnis ini. Oleh karena itu, business case harus digunakan sebagai dokumen referensi sepanjang proyek untuk memastikan tujuan bisnis yang digariskan dalam proses persetujuan direalisasikan pada akhir proyek.

Sumber : http://www.insightfulsolutionsinc.com/Articles/Developing_a_Business_Case_for_Investment.htm

Business Case adalah proposal untuk program baru atau yang sudah dirubah baik layanan, produk ataupun ketenaga kerjaan. Dokumen ini menjelaskan peluangnya, dan membuat
Argumen mengapa organisasi harus berinvestasi akan hal ini. Keefektifan suatu business case dapat dilihat dari seberapa baik dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

1. The business problem or opportunity
   Apa masalah yang akan diatasi oleh business case? Apa tren atau potensi baru yang bisa dimanfaatkan?

2. Environmental assessment
   Gambaran besar tentang apa yang terjadi di industri ini, di antara pesaing Anda dan dalam organisasi yang mengarah pada masalah atau peluang.

3. Possible solutions

   • Cantumkan beberapa cara untuk mengatasi masalah atau peluang.
   • Pro dan kontra dari setiap solusi yang mungkin
   • Biaya yang dibutuhkan untuk setiap solusi.

4. Your recommendation

   • Dari solusinya, satu atau lebih yang menurut Anda merupakan taruhan terbaik. Jika Anda mengajukan lebih dari satu solusi, daftarkan ini dalam urutan prioritas.
   • Hasil yang Anda antisipasi dari solusi.

5. Measuring outcomes
   Bagaimana Anda akan mengukur hasilnya.

Sumber : Developing the Business Case for Wellness. By Patricia Ryan (PDF)
https://www.icaa.cc/business/whitepapers/developing-business-case.pdf

Saat ini banyak organisasi yang menggantungkan sebagian besar transaksi dan kelancaran bisnisnya pada sektor teknologi informasi. Hal ini berakibat pada pentingnya memperkirakan seberapa besar manfaat yang diperoleh dari sektor teknologi informasi dibandingkan dengan investasinya. Manfaat dari teknologi informasi ada yang terukur maupun tidak terukur, ada yang dapat dirasakan manfaatnya dengan cepat, maupun setelah jangka waktu tertentu. Hal inilah yang menyebabkan banyak organisasi mengalami kesulitan untuk memperkirakan manfaat investasi teknologi informasi dibandingkan dengan nilai investasinya. Untuk memperoleh hasil dan manfaat yang maksimal bagi suatu organisasi dalam melakukan suatu investasi teknologi informasi, dibutuhkan suatu perencanaan yang matang.

Organisasi harus membangun Business Case yang dapat diterapkan pada proyek investasi teknologi informasi tertentu, yang nantinya digunakan sebagai alat bantu untuk merencanakan, mengukur, dan memantau investasi teknologi informasi. Business Case ini merupakan sasaran untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pihak manajemen atas manfaat suatu investasi dan membantu manajemen dalam membuat keputusan mengenai investasi tersebut. Tujuan identifikasi proses adalah supaya pengembalian investasi TI dapat dilakukan. Kemudian, dilakukan analisis dengan memakai Business Case untuk menilai suatu perencanaan investasi TI berdasarkan analisis keselarasan TI dengan sasaran strategis, analisis keuntungan finansial dan nonfinansial, serta analisis risiko.

Sumber: http://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptitbpp-gdl-teguhnurha-31313&newlang=english&newtheme=gray

Bussiness case di definisikan sebagai alat pendukung keputusan dan perencanaan yang memproyeksikan kemungkinan hasil keuangan dan konsekuensi bisnis lainnya dari suatu tindakan atau investasi. Mengapa kita perlu mengembangkan business case? Karena menurut tujuannya, business case digunakan untuk melaksanakan suatu proyek, dimana business case digunakan untuk menentukan parameter serta faktor apa saja yang terlibat dalam manajemen suatu proyek. Business case menyediakan tools atau alat untuk membantu desain, manajemen dan evaluasi dari sebuah proyek.

Berikut merupakan detail fungsi dari business case didalam pengembangan organisasi :

• Pengambilan keputusan
  Business case membangun decision maker dengan mengukur dan meminimalkan ketidakpastian dalam hasil perkiraan.

• Perencanaan Bisnis
  Business case meyakinkan perencana anggaran bahwa perkiraan pengeluaran akurat.

• Management and control
  Bagi manajer proyek dan program, bussines case menunjukkan faktor keberhasilan penting yang harus mereka tingkatkan ke tingkat target.

• Akuntabilitas
  Menunjukkan kepada direksi dan pihak berwenang bahwa keputusan dibuat secara bertanggung jawab, dengan penilaian yang baik, sesuai dengan undang-undang dan kebijakan.

Dengan mengembangkan business case, suatu organisasi diharapkan mampu mengambil sebuah keputusan dengan baik, apakah sebuah proyek perlu dilakukan atau tidak. Selain itu perusahaan juga dapat memikirkan dengan matang gambaran proyek secara sistematis (step-by-step), serta menyediakan kerangka kerja untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu dan anggaran yang telah di rancang. Sehingga nantinya, proyek yang telah dirancang bisa terlaksana sesuai denga target dan tujuan dari organisasi tersebut.

Referensi:
https://www.business-case-analysis.com/business-case.html