Bagaimana peran Teknologi Informasi dalam peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen ?

Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi sangatlah dominan dalam kehidupan manusia, dalam kegiatan sehari-hari kita tidak bisa lagi dipisahkan dengan yang namanya teknologi informasi, termasuk dalam pengambilan suatu keputusan dalam suatu organisasi ataupun perusahaan. Hal itu sangat penting dilakukan bagi perjalanan ke depan bagi suatu perusahaan dalam mempertahankan eksistensinya dalam kancah persaingan yang ketat. Dengan adanya keputusan yang tepat akan mempengaruhi peningkatan mutu yang dihasilkan dan menyebabkan suatu organisasi atau perusahaan tersebut menjadi lebih kuat dalam proses bisnis yang dilakukukan dan memenuhi target yang inginkan.

Jika dalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut salah dalam mengambil keputusan, maka kerugian akan menghampiri mereka. Dan saat ini dalam pengambilan keputusan dirasa menjadi lebih mudah dengan adanya teknologi informasi, karena pada dasarnya teknologi informasi adalah sebagai alat penyederhana dalam melakukan kegiataan termasuk dalam pengambilan keputusan. Ada beberapa jenis sistem pendukung keputusan yang tersedia dan mampu melengkapi sistem infromasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas, anatara lain adalah :
* Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan / Decision – Support Systems (DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) merupakan sistem berbasis komputer yang interkatif, yang membantu pengambilan keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak tersturktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisi data penting. DSS diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya. DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut model yang dapat meperkirakan dampak sebuah keputusan.

Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di dalam sistem pendukung ini, yaitu:

• DSS database:
  Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi. Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data. Database ini dapat berupa PC database atau massive database.

• DSS software system:
  Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining tools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang mudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat terbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan, alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti: deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order). Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.

• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan / Group Decisison- Support Systems (GDSS)
  Para pimpinan atau manajer suatu instansi jarang sekali dapat memecahkan masalahnya sendiri. Komite, tim kerja, tim proyek dan gugus tugas yang banyak dibentuk dalam organisasi pemerintahan merupakan pendekatan kelompok untuk pemecahan masalah. GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada.

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif / Executive-Support Systems (ESS)
  Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi yang berpengaruh kuat dalam sebuah institusi/lembaga/departemen. Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya. Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai kemampuan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia. ESS adalah kemampuan melihat rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting), penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.

• Sistem Pakar/Expert System
  Para ahli atau pakar biasanya memiliki pengetahuan dan pengalaman khusus untuk suatu masalah. Mereka paham betul alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul. Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar. ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar. Ide dasar di balik ES adalah teknologi intelejensia buatan terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference) agar sampai kepada suatu simpulan khusus.

Contoh Studi Kasus Teknologi Informasi dalam Peningkatan Mutu dan Jumlah Keputusan Manajemen

Pada awal 2006, San Antonio, CPS Energy yang berbasis di Texas, penyedia energi terbesar milik pemerintah, sedang menuju pada kekayaan dari berbagai segi. Perusahaan memiliki peringkat obligasi tertinggi dari penyedia utilitas. Tenaga kerja dan basis pelanggan secara umum menyatakan kepuasan. Dan yang paling penting, perusahaan itu menguntungkan. Dengan kata lain, tidak ada tanda-tanda eksternal dari perusahaan akan meluncurkan program teknologi yang akan mendefinisikan kembali cara melakukan bisnis dan membentuk tenaga kerja dari sekitar 4.000.

Tidak ada tanda-tanda eksternal yang terlihat, tetapi bagi orang – orang yang mengetahui, termasuk Christopher Barron, Wakil Presiden CPS Energy dan CIO, tidak mungkin lebih jelas lagi bahwa perubahan sudah dekat dan masa depan perusahaan mungkin bergantung padanya.

“Tenaga kerja yang kami miliki di perusahaan lebih banyak dari pada yang seharusnya dimiliki oleh perusahaan,” kata Barron.

Barron melihat perusahaan lain dengan tenaga kerja mobile besar seperti perusahaan sendiri, seperti FedEx dan UPS, dan ia juga melihat perbedaan besar cara bisnisnya beroperasi. Sebagai contoh, pekerja CPS tertentu memiliki sedikit atau tidak ada akses ke sistem IT dan sumber daya ketika mereka berada jauh dari kantor atau gudang. Mereka sering diminta untuk mengunjungi situs kerja atau lokasi pelanggan untuk mendiagnosis masalah atau menyarankan perbaikan yang benar sebelum melaporkan ke departemen atau pihak yang tepat , yang kemudian akan memulai langkah berikutnya yaitu proses penyelesaian. Dapat diartikan bahwa pengiriman pekerja bertambah, dan seluruh pekerjaannya bisa memakan waktu berhari – hari.

“Jika kami terus bekerja dengan jumlah kerja manual yang diperlukan bagi kita untuk mencapai pekerjaan itu, kita tidak akan berada dalam posisi untuk menjadi kompetitif di masa depan,” kata Barron. Dari kesadaran ini, program Magellan lahir.

Program Magellan dibayangkan oleh Barron dan rekan-rekannya sebagai cara yang lebih baik untuk memobilisasi dan menghubungkan secara tradisional siloed tenaga kerja orang-orang dan sistem yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Tujuan program adalah untuk memperluas CPS’s jaringan infrastruktur, membangun jaringan aman Wi-Fi sendiri di kantor-kantor dan gudang, dan menyebarkan smartphone dan aplikasi mobile custom untuk semua staf CPS yang saat ini tidak memiliki sebuah laptop atau perangkat mobile lainnya. Untuk Barron, tantangan pertama dan terpenting dalam menyebarkan smartphone untuk basis pengguna yang besar adalah mendapatkan kepercayaan eksekutif.

“Salah satu masalah terbesar kami adalah persepsi bahwa teknologi hanya sedikit menyajikan selain e-mail, dan biaya banyak,” Barron mengatakan. “Untuk CIO agar mencoba untuk menghilangkan semua hambatan dari eksekutif senior mungkin membutuhkan waktu lama,” Barron mengatakan. ‘ Jadi daripada mencoba untuk mendapatkan kepercayaan para eksekutif dan meredakan semua ketakutan mereka tentang biaya, penggunaan dan keselamatan, kami telah pergi ke kelompok-kelompok tertentu, insinyur, baris pekerja, pekerja kantor, dan karena sangat murah kita sudah mampu memberikan keluar perangkat secara eksperimental.’ Ada begitu banyak nilai dalam perangkat genggam ini dan dua atau tiga aplikasi yang mereka membuktikan diri,”katanya. “Anda hanya perlu memberikan perangkat ke tangan orang-orang yang benar-benar perlu untuk menggunakannya untuk mendemonstrasikannya.”

Tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja “umum” untuk layanan panggilan untuk memastikan orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu pekerja dapat mengunjungi situs, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor.
Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman berita yang sesuai, yang tersedia langsung melalui e-mail suara dan SMS teks melalui smartphone.

“Program Magellan, melalui penggunaan dari smartphone dan teknologi lainnya, akan memberdayakan semua karyawan, tidak peduli apa pekerjaan yang mereka lakukan, menjadi bagian dari perusahaan yang lebih besar ‘thought network,'” kata Baron. “Sekarang setiap orang seperti bagian dalam jaringan kami.” Perusahaan juga melihat keuntungan yang signifikan dalam efisiensi rantai penawaran yang berkaitan dengan Magellan dan penyebaran smartphone, ia mengatakan. Sebagai contoh, smartphone membantu mempercepat proses pemesanan pembelian, karena di masa lalu orang tertentu atau sekelompok orang perlu tempat untuk menyetujui pesanan. Sekarang persetujuan dapat dilakukan secara praktis hampir di mana saja dengan cakupan jangkauan selular. Rantai pasokan perusahaan pembeli juga dapat mengunjungi gudang untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-benar memesan, untuk menuju waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam management keseluruhan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta sejak program Magellan dimulai.

Selain itu, tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, Barron mencatat, karena staf sekarang memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi, dan mereka merasa lebih dekat dengan bisnis. Karena CPS sekarang dapat menyelesaikan masalah pelanggan lebih banyak dengan lebih sedikit proses, mereka telah mengurangi waktu untuk menyelesaikan sebagian besar layanan panggilan, mengarah ke pelanggan yang lebih bahagia. Pada kenyataannya, perusahaan menerima nilai tertinggi di J.D Power and Associates’ 2007 Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey.

Bagaimana teknologi, adalah tidak lagi sebagai ruang lingkup yang eksklusif dari perusahaan besar dengan anggaran IT yang signifikan, setidaknya tidak lagi. Lloyd’s Construction di Eagan, Minnesota, sepertinya tidak tampak membutuhkan perangkat software telepon yang mencolok. Sejumlah 9 juta dollar per tahun untuk pembongkaran dan perusahaan pengangkutan telah dijalankan oleh keluarga yang sama selama 24 tahun. Lloyd’s membawa bangunan komersial dan residensial dan kemudian mengangku mereka pergi. Apa yang bisa lebih sederhana? Yaitu jika mencari 100 orang pegawai, 30 truk, dan lebih dari 400 tempat sampah dapat disebut sederhana. Koordinasi mereka bergerak bagian sangat penting untuk menumbuhkan bisnis dan untuk menyimpan kewarasan Stephanie Lloyd, 41, yang telah menjalankan perusahaan untuk empat tahun terakhir. Sampai saat ini, Lloyd’s digunakan menganalisis angka, buku besar, dan menghitung software akuntansi di perusahaan PC untuk melacak pekerja dan peralatan. Apabila keadaan menjadi lebih buruk, perusahaan menggunakan radio untuk berkoordinasi dengan para pekerja di tempat kerja. Menara telepon seluler lebih banyak datang online di Minnesota, penerimaan radio Lloyd lebih buruk. Itu memang sudah waktunya, Lloyds memutuskan, untuk menyeret perusahaan mereka ke abad ke-21 dunia smartphone.

Lloyd’s sudah mempertimbangkan setengah lusin produktivitas mobile software sebelum menetap di e-Trace, yang kebetulan datang dari sebuah perusahaan disebut GearWorks yang berbasis di kota seberang. Tidak hanya itu GearWorks lokal, tetapi software yang bekerja pada Sprint Nextel i560 dan i850 telepon, yang ditujukan untuk industri konstruksi. Lloyd’s sudah mulai membeli ponsel ini untuk berbicara untuk memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Segera, technophobic staf mengalami kesulitan. Karyawan harus dibimbing untuk belajar langkah-langkah cepat dengan ahlinya dengan dasar fitur pada ponsel baru mereka. Selama 18 bulan, dua sistem berlari berdampingan: e-Trace seperti dihapus, dan sistem kertas lama dan pencil system seperti itu dihapus. Ketidakkonsistenan akutansi tidak menyebar secara cepat.

Dan e-Trace memunculkan masalah tenaga kerja yang peka. Perangkat lunak ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Mereka kecewa, Lloyds menemukan bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu banyak waktu yang diparkir di luar tempat makan siang yang sama orang-orang yang tidak pada rute yang ditentukan. Lloyd sangat bersimpati pada kebutuhan pekerja untuk beristirahat “kita semua telah bekerja pembongkaran di sini,” katanya, tapi cepat menjepit pada orang-orang yang tidak sah.

CEO GearWorks mengatakan tantangan yang dihadapi Lloyd’s sangat diharapkan. “Semua produk ini beroperasi pada tantangan dan kesempatan yang menyenangkan,” kata Todd Krautkremer, 47.”Tapi perangkat lunak kami melakukan pekerjaan yang baik sehingga memberikan keleluasaan pada pelanggan untuk mengontol kontrol laju perubahan dalam bisnis.”

Setelah masalahnya dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, yang total sekitar $4.000 per bulan.Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd’s menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap.

Sebelum e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang seminggu satu hari selama 6 jam, menyimpan sekitar $1000 per minggu. Pemasukan data dan pengurangan pengerjaan oleh operator dan mandor, Lloyd mengatakan, sekitar 1½ kali lebih cepat daripada kertas dan radio. Penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. Dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd memperkirakan peningkatan bersih kinerja 10-12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun 2007.

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pengambilan keputusan sangat bergantung kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil tersebut. Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat. Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.

Dengan sistem informasi manajemen yang terorganisir, manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya. Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan secara sederhana. Sistem yang ada akan diaturdan dikembangkan sendiri oleh manajemen perusahaan. Telah dibuktikan bahwa penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI dapat meningkatkan performa dan kinerja perusahaan.

Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung keputusan, di antaranya adalah:

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
Sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.

• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS)
GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok.

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS)
Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia. ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif; menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik; mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan informasi kritikal.

• Sistem Pakar/Expert System
Secara khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar. Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference) agar sampai kepada suatu simpulan khusus

• Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan. Memandang bahwa nilai dan informasi amatlah berharga,oleh karena itu harus dikelola dengan baik. Perusahaan sering membuat keputusan mengenai perbaikan operasional atau memilih peluang bisnis baru untuk memaksimalkan keuntungan perusahaan. Perusahaan mengembangkan proses pengambilan keputusan berdasarkan individu yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan dan lingkup operasi bisnis perusahaan. Alat yang berguna untuk pembuatan keputusan bisnis adalah sistem informasi manajemen (SIM). Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen atau terlebih sebagai manajer harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan atau usahanya.

Secara historis, SIM adalah proses manual yang digunakan mengumpulkan informasi dan menyalurkannya ke individu yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan. Gagasan utama di balik SIM adalah menyimpan informasi terus-menerus yang mengalir ke manajemen.

Setelah itu dengan data dan informasi yang dikumpulkan dari sistem SIM, maka keputusan dapat dibuat.
Komponen dari SIM antara lain adalah Input (aktivitas masukan), Processing (pemrosesan), dan Output (keluaran/hasil). Input sendiri terdiri dari berbagai hal yang berperan sebagai alat dalam memasukkan data – data yang ada. Pemrosesan adalah tahap dalam mengartikan segala data yang didapat guna menghasilkan informasi yang bermanfaat. Sedangkan output sendiri adalah segala alat yang dapat menampilkan hasil dari data – data yang telah diproses (informasi). Informasi yang telah dihasilkan tadi kemudian akan dijadikan sebagai dasar dalam membuat keputusan yang akan diambil bagi kelangsungan perusahaan. Dalam penerapan SIM juga terdapat beberapa hambatan yang bisa terjadi. Diantaranya adalah :

- Kekurangpahaman para pemakai tentang komputer.
Dalam hal ini, tidak semua orang mengerti dan menguasai tentang penggunaan komputer. Masih banyak orang yang masih sangat awam tentang pengoperasian komputer itu sendiri. Oleh karena itu, kekurangpahaman terhadap komputer menjadi salah satu hambatan dalam dalam penerapan SIM.

- Kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen.
Beberapa tahun yang lalu,para ahli di bidang TI mungkin belum menemukan hubungan antara teknologi dan bisnis/manajemen. Tapi tahun – tahun belakangan ini, para ahli TI sudah memikirkan adanya manfaat yang sangat besar jika teknologi dijadikan sebagai bagian dari bisnis dan manajemen. Oleh karena itulah, sekarang mulai berkembang kegiatan – kegiatan bisnis dan manajemen yang didukung dengan teknologi.

- Pemikiran bahwa komputer merupakan kebutuhan yang tidak terlalu penting.
Sekarang, sudah banyak perusahaan yang melirik SIM berbasis TI dengan bantuan komputer untuk melancarkan kegiatan – kegiatan perusahaan. Tapi bukan berarti semua perusahaan berpikiran seperti itu. Masih ada pula perusahaan yang mempertahankan SIM dengan proses manual. Tetapi dapat dilihat bahwa SIM yang didukung dengan teknologi (komputer) lebih efisien dibandingkan yang tidak menggunakan komputer.

Sedangkan peran utama dari SIM ada tiga, yaitu :
1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Ini adalah peran paling dasar dari sebuah SIM. Dengan SIM, proses bisnis yang dilakukan oleh para karyawan akan berjalan baik. SIM yang terorganisir akan memudahkan karyawan dalam melaksanakan tugasnya masing – masing.
2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan SIM yang baik, maka pengambilan keputusan yang tepat akan lebih mudah dilakukan. Informasi yang jelas akan membantu pihak manajemen dalam menentukan langkah yang akan diambil perusahaan.
3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Ketika sebuah perusahaan sudah memiliki SIM yang baik, maka perusahaan dapat memikirkan langkah – langkah baru yang inovatif agar bisa lebih maju dari para pesaingnya dalam melayani customer.

Contoh Kasus:

PT Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap relatif lebih mudah digunakan (user-friendly).

PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System (WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang.

Dengan pengaplikasian sistem yang baru, banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih cepat. Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.

2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru, manajemen lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.

3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia.

Kesimpulan Kasus:

Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Keputusan yang efektif dapat membuat tuntutan lebih akurat, tepat waktu dan dengan informasi yang lebih relevan. SIM memainkan peran penting dengan menyediakan berbagai macam pilihan yang luas dan efisien untuk membuat para pengambil keputusan mengambil keputusan yang mereka lebih sukai. Hal ini dapat menjamin kita mengambil keputusan bisnis yang terjamin dan layak bagi bisnis kita.

Selain itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar. Kami rasa cukup tepat jika kami menyimpulkan bahwa dukungan teknologi dalam sistem informasi manajemen akan membawa banyak nilai tambah. Ada baiknya jika perusahaan lain mulai memikirkan pentingnya SIM dan sistem informasi seperti apa yang tepat untuk memajukan perusahaan.

Sumber :

• Asemi Asefeh, Ali Safari and Adeleh Asemi Zavareh. 2011. The Role of Management Information System (MIS) and Decision Support System (DSS) for Manager’s Decision Making Process. Iran: International Journal of Business and Management. Vol 6, No.7.

• Ghaffarzadeh S. A. M. 2015. Decision Making Based on Management Information System and Decision Support System. Turkey: Journal of Management Research and Analysis, January – March 2015 2(1):98-107.