Bagaimana penerapan business case dalam manajemen investasi Teknologi Informasi?

Penerapan business case dalam konteks manajemen investasi TI berguna sebagai dokumen rincian secara mendetail mulai dari deskripsi proyek investasi tersebut hingga anggaran serta rekomendasi dari petinggi sebagai pengambilan keputusan.

Business Case sendiri digunakan dalam kebanyakan metodologi manajemen proyek sebagai alat fundamental untuk menangkap, mengartikulasikan dan merasionalisasi pendapat untuk mengambil tindakan bisnis tertentu. Kebutuhan untuk memiliki Business Case muncul dari kenyataan bahwa organisasi atau perusahaan perlu membuat keputusan investasi dan memilih investasi yang bisa memberikan nilai tambah bagi perusahaan pada kemudian hari dan kemungkinan investasi lainnya.

Bussines case juga digunakan ketika suatu proyek awal dari business case tersebut ingin dikembangkan sehingga sudah mendapat dasar atau pedoman untuk pengembangan proyek suatu investasi TI. setelah proyek selesai Business Case ini akan menjadi tolok ukur untuk menilai seberapa baik perusahaan melakukan suatu Business Case dengan dilihat dari sisi perencanaan dan implementasinya.

Maka dari itu, Business Case merupakan hal yang sangat penting dalam kegiatan manajemen investasi IT yang bisa dijadikan sebagai patokan dalam mengembangkan suatu proyek IT di sebuah perusahaan.

REFERENSI
https://www.sparkrock.com/blog/building-the-business-case

Cara menerapkan business case yang sukses dalam manajemen investasi TI ada 3.

Yang pertama adalah adalah memastikan biaya yang dibutuhkan dengan kondisi organisasi saat ini. Mengapa? Banyak organisasi yang tidak memiliki perhitungan pasti tentang biaya yang dikeluarkan. Dari biaya yang dikeluarkan, akan muncul apa-apa saja yang telah dibeli oleh organisasi dan membanding-bandingkannya. Hal ini juga dapat mencegah inflasi pembelian software, inflasi tenaga kerja, peningkatan proses, dan penumbuhan kapasitas kerja.

Yang kedua adalah menentukan biaya kondisi organisasi yang ingin dicapai. Saat menggambarkan kondisi organisasi yang ingin dicapai, harus memikirkan segala resiko.

Yang ketiga adalah mendefinisikan kesuksesan. Maksud dari mendefinisikan kesukesan adalah melakukan forecasting pendapatan beberapa saat kedepan. Forecasting pendapatan akan membuat organisasi memiliki sebuah gambaran tentang goal yang harus dicapai.

Referensi
http://www.tomsitpro.com/articles/it-business-case,2-701.html

Business Case merupakan dokumen formal yang terperinci. Namun bisa juga merupakan sebuah dokumen pendek dan singkat tetapi di dalamnya harus mengandung isi yang sangat rinci mengenai apa yang diusulkan, tingkat investasi, sumber daya dan manfaat serta risiko yang perku dikelola. Dalam menerapkan sebuah business case sehubungan dengan manajemen investasi IT, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti struktur, komponen dan pengembangan Business Case itu sendiri.

Beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam struktur business case yaitu sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pengembangan, IT yang mendukung, adanya kemampuan bisnis dan operasional, serta nilai stakeholder atau total pengembalian pemegang saham.

Dalam komponen business case ada 4 komponen. Komponen pertama yaitu Outcomes, hasil yang jelas dan terukur, seperti hasil yang tidak cukup untuk mencapai manfaat akhir (leading), dan hasil akhir atau manfaat yang harus diwujudkan (lagging). Komponen kedua yaitu Initiatives, aspek yang mendukung mendapatkan hasil seperti bisnis, proses bisnis, orang, teknologi, dan organisasi dari proyek. Komponen ketiga yaitu Contributions, kontribusi yang dapat diukur yang mengharapkan hasil. Komponen keempat yaitu Assumptions, sebuah asumsi yang berhubungan dengan kondisi yang diperlukan dalam mewujudkan hasil atau inisiatif.

Dalam mengembangkan sebuah Business Case ada beberapa tahapan yaitu membuat lembar kerja dengan data yang fakta dan relevan meliputi : analisis keselarasan, analisis manfaat keuangan, analisis manfaat non-keuangan, analisis resiko yang didapatkan dari penaksiran resiko yang dihasilkan oleh investasi TI, mengoptimasi resiko dan pengembalian, membuat dokumen business case atas hasil-hasil dari tahap-tahap business case sebelumnya, dan melakukan evaluasi business case selama program dieksekusi.

Seperti yang kita ketahui, proses pengelolaan dana yang efektif dapat menghemat uang bisnis. Namun seringkali banyak bisnis gagal dalam mengelola dana setiap harinya, hal tersebut karena semakin tinggi rantai pemangku kepentingan senior tidak memahami cara mengelola dana dan sumber daya tersebut. Oleh karena itu diharapkan dengan membangun sebuah business case maka pengelolaan dana dapat dilakukan secara efektif. Dalam menerapkan business case seperti struktur, komponen dan pengembangannya, maka sebagai awal pembuatan business case kita perlu mempunyai argumen yang persuasif mengenai masalah pengelolaan dana oleh pemangku kepentingan senior yang kurang efektif. Selain itu agar dapat mempresentasikan kasus dengan baik maka perlu memilih waktu yang tepat untuk mempresentasikan kasus. Kemudian tetapkan kasus menjadi sebuah cerita dari sebuah masalah menjadi sebuah solusi, seperti tujuan, nilai yang diberikan stakeholder, dan bisnis secara keseluruhan. Lalu membangun kepercayaan dengan pemangku kepentingan seperti harapan yang jelas seputar sasaran atau tujuan, waktu pengerjaan dan biaya. Dari semua hal tersebut hal yang paling penting adalah bersikap meyakinkan dengan itu pastinya presentasi akan menonjol dan besar kemungkinan untuk mendapatkan persetujuan.

REFERENSI

https://www.isaca.org/Knowledge-Center/Val-IT-IT-Value-Delivery-/Documents/VAL-IT-business-case.pdf

http://www.tellermate.com/news-and-resources/building-business-case-better-cash-management/