Analisis Sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Analis sistem merupakan sebuah proses penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan. Analis sistem memegang peranan yang sangat penting dalam proses pengembangan sistem.
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.
Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :
Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.
Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah :
Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisis sistem ini.
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah- masalah yang terjadi.
Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini.
Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.
Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description ) .
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara , oberservasi , daftar pertanyaan dan pengambilan sampel .
Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :
Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.
Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masing- masing.
Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.
Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :
Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
Membantu kelengkapan ( aid to completeness )
Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat.
Membantu analisis ( aid to analysis )
Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis
Membantu komunikasi ( aid to communication )
Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai sistem
Membantu pelatihan ( aid to training )
Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis.
Membantu keamanan ( aid to security )
Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity
Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.
Analisa yang dilakukan meliputi :
| ANALISA | DAFTAR PERTANYAAN |
|---|---|
| Distribusi pekerjaan | Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? |
| Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi ? | |
| Pengukuran pekerjaan | Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? |
| Apakah produktivitas karyawan memuaskan ? Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar ? | |
| Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ? | |
| Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ? | |
| Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? | |
| Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir ? | |
| Keandalan | Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing- masing operasi diminimumkan ? |
| Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ? | |
| Dokumen | Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? |
| Apakah tembusan dari dokumen perlu ? | |
| Laporan | Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada ? |
| Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan ? | |
| Teknologi | Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ? |
Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.
Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian sebagai berikut :
Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
Analisis telah selesai dilakukan
Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)
Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.
Untuk melaksanakan pekerjaan ini, analis sistem perlu menentukan lingkup sistem dari sistem yang baru dan mendapatkan informasi yang banyak.
Ada tiga sumber dari fakta studi, yaitu :
Sistem yang berjalan
Sumber internal lainnya
Sumber eksternal
Untuk menjawab pertanyaan ini secara umum, analis sistem memerlukan beberapa pertanyaan khusus berikut ini :
Masalah utama bagi profesional sistem, baik yang baru mau pun yang berpengalaman adalah mengubah / menterjemahkan sebuah instruksi dari : “I want a daily purchasing report” ke dalam “Develop a new purchasing and inventory managemet system” . DFD merupakan alat yang cocok untuk mendefinisikan lingkup analisis sistem.
Batasan-batasan yang ada dalam mendefinisikan sistem membatasi penyelesaian sistem dan rekomendasi yang dihasilkan dari analisis. Definisi awal dari lingkupnya merupakan pokok untuk mendefinisikan ulang pada saat dimana temuan-temuan terjadi saat analisis. Biasanya banyak menghabiskan waktu dan uang, sehingga perlu komitmen waktu dari user untuk ikut berpartisipasi.
Menyediakan kesempatan untuk menentukan apakah sistem memuaskan, perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti. Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.
Saat sistem baru diimplementasikan, analis bertanggungjawab atas kapan tugas dan kegiatan akan dibutuhkan untuk menghapus pertahap sistem yang berjalan dan memulai mengoperasikan sistem yang baru. Saat dikonversi, analis harus mengetahui tidak hanya kegiatan apa yang dilaksanakan tetapi juga kegiatan- kegiatan yang sudah dilaksanakan. Dengan mempelajari dan memodelkan sistem yang berjalan, memberi jawaban terhadap analis.
Dalam banyak situasi dimana sistem baru unik atau berbeda sekali dengan sistem yang berjalan, mempelajari sistem yang berjalan kadang-kadang menyesatkan. Jeleknya, sistem yang berjalan menjadi tidak relevan dan menganalisisnya menjadi menghabiskan waktu dan uang. Lebih menyenangkan jika mengidentifikasikan apa yang dibutuhkan dari sistem baru dibandingkan membicarakan kembali apa yang terjadi dengan sistem yang berjalan.
Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan sistem yang baru. Pengetahuan teknis user dari user baru hingga yang ahli disebut pengetahuan sintaksis . Untuk bisnis dan pekerjaan merupakan pengetahuan semantik dan merupakan keahliannya.
Untuk membangun sistem baru, analis sistem mengumpulkan data semantik dari user. Data semantik ini yang akan mengarahkan analis sistem selama menganalis dan merancang. Analis sistem dan perancang kemudian akan mendiskusikan data teknis dengan ahli teknisi sistem seperti programmer untuk mendapatkan spesifikasi sistem (mikro atau mini spec). Jadi analis sistem perlu berkomunikasi dengan user yang memiliki pengetahuan semantik di satu sisi, dan di sisi lain dengan teknisi sistem yang mempunyai pengetahuan sintaksis.
Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi.
Referensi
1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992.
2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.
3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979
4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988
5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991
6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979
Analisis Sistem merupakan salah satu tahap dari Software Development Life Cycle yang dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. SDLC sendiri pada umunya berisi tahap Inisiasi, Perencanaan, Analisis Sistem, Desain, Implementasi, dan Maintenance. Definisinya, Analisis Sistem adalah suatu proses yang menjabarkan dari bentuk sistem yang utuh menjadi bagian-bagian yang lebih kecil agar dapat diidentifikasi dan dievaluasi apabila ditemukan masalah yang nantinya dapat dilakukan tindakan preventif dan diberikan rekomendasi atas permasalahan yang terjadi.
Tahap analisis sistem, memegang peranan penting dalam SDLC sebagai bentuk pondasi awal pada suatu sistem untuk menentukan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh stakeholders. Apabila masih ditemukan kelemahan dalam tahapan analisis sistem, maka akan menimbulkan masalah pada tahap selanjutnya, terutama bagian Implementasi karena sistem yang dibangun dengan background analisis yang baik akan berbeda hasilnya dengan sistem yang dibuat tanpa analisa dan observasi yang mendalam.
Tujuan dari dilakukannya analisis sistem secara umum digunakan untuk merancang sistem baru atau dapat juga digunakan untuk menyempurnakan sistem yang sudah ada sebelumnya. Tujuan analisis sistem diantaranya:
Sebagai pembantu pembuat keputusan apabila terjadi masalah pada sistem atau sistem tidak berfungsi dengan baik. Analisis sistem disini, digunakan sebagai acuan dasar untuk memperbaiki sistem agar tetap sesuai dengan tujuan dan sasaran sistem yang telah dibuat sebelumnya.
Sebagai acuan ruang lingkup dan batasan dalam melakukan pengembangan sistem, sehingga jelas pekerjaan yang harus dilakukan dapat efektif dan efisien.
Analisis sistem digunakan untuk mengidentifikasi masalah pada sistem dan mencari solusinya. Sehingga diharapkan dapat ditawarkan rekomendasi penyelesaian dari masalah yang terjadi pada sistem.
Fungsi dari analisis sistem diantaranya adalah:
Analisis sistem digunakan untuk mengidentifikasi berbagai masalah yang timbul dari sisi pengguna.
Analisis sistem digunakan untuk memastikan bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan tujuan yang harus dicapai dan mampu memenuhi kebutuhan pengguna.
Dapat ditemukan solusi alternatif dalam menyelesaikan masalah yang terdapat pada sistem melalui analisis sistem.
Sebagai acuan dalam merencanakan atau menerapkan rancangan sistem sesuai dengan apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pengguna
Didalam tahap analisis sistem, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu sebagai berikut:
1. Identify
Mengidentifikasi penyebab masalah
mengidentifikasi penyebab masalah dilakukan dengan mengkaji ulang subyek permasalahan yang telah ditentukan oleh manajemen atau pada tahap perancangan sistem.
Mengidentifikasi titik keputusan
Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analisis sistem digunakan untuk mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalah sehingga dapat dilakukan penelitian pada titik keputusan tersebut.
Mengidentifikasi personil-personil kunci
Identifikasi masalah yang mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja.
2. Understand
Tahap ini dilakukan untuk memahami kerja sistem yang dapat dilakukan dengan cara mempelajari bagaimana sistem yang ada beroperasi. Data-data dapat diperoleh dengan cara dilakukan penelitian pendahuluan ( preliminary survey) yang biasanya dilakukan pada tahap perencanaan. Sedangkan pada tahap analisis sistem penelitian yang dilakukan merupakan penelitian terperinci (detailed survey). Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah:
Menentukan jenis penelitian
jenis penelitian dapat ditentukan berdasarkan jenis data yang diperoleh. Misalnya, data tentang sistem operasi, perlengkapan sistem, pengendalian sistem atau input output yang digunakan oleh sistem.
Merencanakan jadwal penelitian
Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa penelitian dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Membuat penugasan penelitian
Pembagian penugasan penelitian dilakukan oleh koordinator analis sistem kepada masing-masing anggota dari tim analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.
Membuat agenda wawancara
Agenda wawancara dibuat agar wawancara dapat diselesaikan tepat waktu dan tidak ada materi yang terlewatkan.
Mengumpulkan hasil penelitian
Data yang diperoleh dari hasil penelitian dikumpulkan sebagai bentuk dokumentasi.
3. Analyze
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
Menganalisis kelemahan sistem
Sasaran yang diharapkan dari pelaksanaan analisis kelemahan sistem ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut: relevance, capacity, eficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity.
Menganalisis kebutuhan informasi pengguna atau manajemen
Analisis dibutuhkan dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan para penggunanya.
4. Report
Laporan hasil analisis dilaporkan ke manajemen untuk dilakukan kajian bersama.
Adapun tahapan analisis sistem informasi yaitu:
Menginisiasi tim analis sistem serta tugas dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan.
Mendefinisikan requirement sistem
Mengidentifikasi kondisi sistem saat ini dan memeriksa apakah sistem mengalami permasalahan.
Menyepakati requirement sistem yang ideal.
Menyiapkan proposal desain sistem.
Menerima atau menolak desain sistem.
Notifications