Apa fungsi OBC (Outline Business Case) dalam proses pembuatan dokumen bussiness case?

Untuk pengadaan proyek skala besar, DoF umumnya menganjurkan pengembangan bussiness case melalui tiga tahap sebagai berikut:

1. strategic outline case (SOC)
2. outline business case (OBC)
3. full business case (FBC)

Outline business case (OBC)

OBC membutuhkan analisis yang komprehensif. Hal ini harus diselesaikan sebelum dimulainya pengadaan bersifat formal dan apabila diperlukan memberikan dasar untuk persetujuan formal DoF. OBC harus mencakup secara menyeluruh dari 10 langkah penilaian yang sesuai dengan NIGEAE untuk memberikan penilaian yang lebih lengkap mengenai kesesuaian strategis, penilaian opsi, kemampuan berprestasi, asumsi tentang biaya, manfaat, risiko dan pendanaan.

Bila persetujuan diberikan atas dasar OBC, maka asas penilaian harus diterapkan sampai diberikan kontrak. Misalnya, tawaran sektor swasta yang diperoleh melalui proses tender harus tunduk pada prinsip penilaian opsi, dan proses ini harus didokumentasikan secara lengkap dalam FBC.

Dalam beberapa kasus OBC dapat dikembangkan dalam dua tahap, disebut OBC1 dan OBC2. DoF akan bersifat fleksibel sebagai upaya pendekatan yang tepat dalam kasus individual, namun disarankan untuk menyetujui terlebih dahulu rincian dengan penawaran DoF. Berikut ini contoh OBCs yang telah dipentaskan sebagai berikut:

1. Outline Business Case 1 (OBC1)
   OBC1 mencakup penilaian full economic dan memberikan dasar untuk memvalidasi suatu kebutuhan, sasaran, dan pilihan yang dibutuhkan oleh proyek. Persetujuan ini dapat mengizinkan dana yang akan diberikan untuk contoh desain/memungkinkan sebuah karya. OBC1 meliputi:

2. pernyataan secara detail tentang kebutuhan dan tujuan

3. penilaian opsi terperinci dan penentuan beberapa pilihan dalam hal sifat, skala dan lokasi penyediaan layanan
4. analisis keterjangkauan tingkat tinggi
5. justifikasi untuk biaya yang dibutuhkan

6. bagian yang mencakup business case dan catatan panduan untuk memvalidasi masukan konsultasi eksternal ke OBC2.

7. Outline Bussiness Case 2 (OBC2)
   OBC2 melaporkan perubahan aktivitas bisnis yang terjadi ketika OBC1 dan memberikan dasar bagi persetujuan DoF untuk memulai tahap pengadaan bersifat formal. OBC2:

8. menilai alternatif pilihan pengadaan sesuai dengan NIGEAE versi 5.4.3 sampai 5.4.5

9. mengembangkan spesifikasi desain dan output sebagai opsi pilihan sebelum pengadaan bersifat formal
10. memperbaiki analisis keterjangkauan antara lain proyeksi kas yang terperinci, laporan pendanaan dan estimasi modal dan implikasi pendapatan DEL
11. memeriksa variasi pada pilihan yang diinginkan
12. draft rencana realisasi
13. bagian business case dan catatan panduan untuk FBC

Sumber: https://www.finance-ni.gov.uk/articles/business-case-development-process

Business case berisi pernyataan mengapa pekerjaan sebuah project layak dilakukan dan oleh karena itu penting untuk memastikan bahwa waktu dan risiko biaya proyek telah dinilai.

Sedangkan Outline Business Case hanya akan berisi pandangan tingkat tinggi, namun ini cukup untuk memberi otorisasi pada tahap inisiasi, di mana business case yang terperinci akan dibuat.

Outline Business Case dibuat oleh manajer project dalam proses Memulai Project (Starting up a Project) dan disempurnakan dalam proses Inisiasi Project (Initiating a Project).

Dewan Eksekutif Project bertanggung jawab untuk menyusun draft Outline Business Case.
Informasi berikut perlu untuk disertakan dalam Outline Business Case:

• Klarifikasi tujuan dan alasan project sebagaimana didefinisikan dalam mandat proyek.
• Pemahaman yang jelas tentang bagaimana project akan selaras dan berkontribusi terhadap tujuan dan strategi perusahaan dan / atau program.
• Pendanaan proyek perlu dipahami dan dinyatakan di sini. (Mungkin hanya sebuah pernyataan sejumlah besar yang sederhana, atau mungkin merupakan bentuk tonggak kunci pembayaran yang mempertimbangkan situasi arus kas.)

Catatan Pembelajaran (Lesson Log) harus ditinjau untuk menentukan apakah ada pelajaran yang berkaitan dengan penilaian bisnis. Mungkin juga ada standar organisasi yang harus diikuti berkaitan dengan format dan presentasi Business case, misalnya penggunaan metrik investasi dan kerangka standar.

Dewan Eksekutif Project bisa saja ingin memeriksa apakah ada informasi latar belakang yang relevan seperti kontrak perjanjian tingkat layanan, laporan kelayakan dan sebagainya, dalam hal ini harus disertakan dalam Outline Business Case.

Jika diperlukan, dewan eksekutif project dapat meminta persetujuan untuk outline business case dari manajemen perusahaan atau program.
Meskipun dewan eksekutif project bertanggung jawab atas Business Case, ada kemungkinan manajer project atau perwakilan dari departemen keuangan yang membuat versi draft Business Case untuk disetujui atau ditolak oleh dewan eksekutif project.

Sumber
Prince2 Primer : Outline Business Case – its creation and use.
https://www.prince2primer.com/prepare-the-outline-business-case/

The Outline Business Case document merupakan proyek start-up pertama yang saling terhubung. Ini merupakan bagaian dari Project Brief sehingga Dewan dapat menilai proyek ini.
Langkah-langkah dalam membuat Business Case:
1. Develop the Business Case (membuat Business Case)
2. Maintain the Business Case (menjaga agar Business Case ter-up-to-date)

Dokumen Outline Business Case diperluas menjadi Dokumen Business Case yang lengkap di tahap inisiatif (tahap perencanaan) dari project tersebut. Business Case yang lengkap akan menjadi komponen dari PID (Project Initiation Documentation).

Dewan eksekutif bertanggung jawab untuk membuat Business case karena Business case adalah produk manajemen satu-satunya yang berada di atas Project Board line dan akan mendapatkan bantuan dari orang lain dalam proyek ini seperti Senior User, Senior Supplier dan Project Manager (lihat di bawah untuk informasi lebih lanjut).

Pada tahap awal dalam proyek, The Outline Business Case hanya akan berisi pandangan tingkat tinggi, namun ini cukup untuk membantu Dewan Proyek membuat keputusan pertama, yaitu memberi otorisasi pada tahap Inisiasi (tahap perencanaan).

Sumber :
https://mplaza.pm/prince2-product-outline-business-case/

Outline Business Case adalah merupakan Business Case formal yang menjelaskan secara rinci, cakupan biaya, keterjangkauan, risiko, rute pengadaan, dan jadwal proyek sehingga dapat disetujui. Selain itu juga memberikan informasi yang cukup untuk memungkinkan penawaran investasi modal. Outline Business Case juga berisi asumsi perencaan terperinci dan pendapatan dan penetapan biaya modal.

Outline Business Case merupakan langkah awal dari sebuah pemikiran mengenai proyek yang diusulkan. Harus berisikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu institusi tersebut dalam mengambil keputusan mengenai penerapan proyek. Dalam Outline Business Case harus menyatakan hasil, manfaat dan potensi risiko yang dapat ditimbulkan dari usulan yang telah dibuat sebelumnya.

Outline Business Case yang ditulis dengan cara yang tepat akan membantu pengambilan keputusan mengenai proyek mana yang akan didukung atau ditolak sehingga dapat digitung jumlah uang yang diperlukan selama proyek dikerjakan.Meliputi jumlah pendaan dan membuat garis besar laporan arus kas yang mencakup selama proyek dilakukan.

Awalnya Outline Business Case merupakan dokumen konseptual, namun seiring dengan berjalannya waktu dan semakin besarnya jumlah proyek yang meningkat, Outline Business Case direvisi menjadi Business Case yang jauh lebih kuat yang pada akhirnya dijadikan sebagai blueprint untuk keputusan investasi.

Saat akan membuat Outline Business Case harus diperhatikan tentang apa saja yang kita butuhkan, dengan cara mealukukan pendataan pertanyaan. Misalnya saja tentang apakah manfaat yang akan diperoleh dari kasus bisnis tersebut telah jelas di identifikasi dan apakah telah sesuai dengan strategi saat ini?

Outline Business Case bisa dikatakan berada pada tingkatan yang detail apabila telah mencerminkan nilai dan risiko yang terkait dengan proyek yang telah diajukan dari awal.

Sumber :
1. http://medical-dictionary.thefreedictionary.com/outline+business+case
2. https://www.felp.ac.uk/taxonomy/term/62