Mengapa kita perlu mengajukan pertanyaan ?

Dalam dunia bisnis, kami mengeluarkan banyak pertanyaan untuk menjawab pertanyaan. Sebagian besar waktu, energi ini terbuang sia-sia. Orang yang mengajukan pertanyaan belum tentu tertarik dengan jawabannya. Seringkali, mereka hanya ingin tahu adalah bahwa ada jawaban, atau bahwa Anda tahu jawabannya. Terkadang yang mereka inginkan hanyalah memperlambat Anda sedikit, sementara mereka berpikir. Jadi lain kali Anda ditanyai, tanyakan pada diri Anda sendiri sebuah pertanyaan. Pikirkan: apa yang diinginkan di sini? Mungkin yang diinginkan bukanlah jawaban atas pertanyaan itu, sebagai tanggapan terhadap orang tersebut. Berikut adalah beberapa alasan mengapa orang mengajukan pertanyaan. Hanya yang pertama karena mereka ingin tahu jawabannya.

Alasan nomor 1: Mereka ingin mengetahui jawaban atas pertanyaan tersebut.
Jadi ini adalah alasan langsungnya. Mereka bertanya "Kapan laporan ini akan selesai?" Dan mereka menginginkan jawaban langsung: "Besok pukul 12 siang."
Keterampilan di sini adalah menjawab pertanyaan, seperti yang diajarkan di sekolah. Jangan menjawab pertanyaan yang berbeda, dan jangan menanggapi dengan pertanyaan.

Alasan nomor 2: Mereka sedang menguji Anda.
Ini sangat umum dalam bisnis, dan cukup menjengkelkan. Jadi mereka bertanya "Bagaimana biaya ini dipecah?" Mereka mungkin benar-benar ingin mengetahui rincian biaya, namun kemungkinan besar mereka akan menguji Anda. Pertanyaan implisitnya adalah "Sudahkah Anda melakukan perhitungan terperinci untuk mendapatkan nomor ini atau yang Anda tebak?"
Jadi hati-hati bagaimana Anda menjawabnya. Anda mungkin mendapati diri Anda menghabiskan beberapa jam yang panik untuk melakukan rincian biaya jika Anda bisa meresponsnya "Saya telah melakukan perhitungan terperinci berdasarkan pembandingan biaya proyek dengan 25 proyek serupa. Saya tidak melakukan perincian biaya, tapi saya bisa melakukannya jika Anda mau. "Mereka tidak menginginkannya, karena sekarang mereka yakin kembali bahwa ada dasar logis yang jelas untuk nomor tersebut dan Anda tidak hanya menebaknya. Itulah yang ingin mereka ketahui. Anda telah menghemat beberapa jam stres yang tidak perlu. Dan Anda lulus ujian.

Alasan nomor 3: Mereka menuduh Anda.
Baris pertama permainan Harold Pinter The Homecoming adalah "Apa yang telah Anda lakukan dengan gunting?"
Ketika sang ayah, Max, bertanya pada anaknya pertanyaan ini, ini adalah sebuah tuduhan: Anda telah menyembunyikan gunting dari saya.
Jenius Pinter untuk menunjukkan tipu muslihat umum ini.

Dalam bisnis sepertinya "Apa yang akan Anda lakukan tentang proyek yang diserbu?" Ini mungkin pertanyaan yang sebenarnya, namun sering terdengar lebih mirip "Proyek yang disebarkan adalah kesalahan Anda. Saya menyalahkan Anda. "Percakapan tentang siapa yang harus disalahkan jarang berguna, tentu tidak bila ada pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah langsung.
Betapapun Anda ingin menanggapi dengan kasar dan kata-kata umpatan, seperti karakter Pinter, strategi yang lebih baik adalah mengulang kembali pertanyaan di benak Anda, dan menanggapi formulasi yang lebih positif. Menanggapi pertanyaan, bukan tuduhan. Jadi Anda bisa merumuskannya sebagai "Ide apa yang harus Anda hadapi dengan proyek yang diserbu?" Dan Anda mungkin akan merespons dengan beberapa fakta netral yang menarik, atau beberapa gagasan. "Penyerbuannya adalah 4 hari. Kita tidak bisa berbuat apa-apa, dan menerima penundaan, atau kita bisa mengetahui apakah orang akan siap melakukan lembur. Apa yang kamu pikirkan?"

Alasan nomor 4: Untuk memaksakan penundaan, untuk melepaskan Anda dari belakang
Ini sangat umum. Seringkali seseorang akan mengajukan banyak pertanyaan, atau permintaan data, sehingga mereka sempat berpikir. Mereka mengirim Anda pergi untuk melakukan lebih banyak pekerjaan. Mereka mungkin menguji komitmen Anda, atau mereka mungkin takut membuat keputusan. Atau mereka mungkin benar-benar perlu memiliki lebih banyak data sebelum mengambil keputusan mereka. Either way, Anda dapat menghabiskan waktu lama membuat jawaban rinci, hanya untuk diberitahu untuk pergi dan melakukan lebih banyak pekerjaan.
Saya tidak tahu cara yang baik untuk mendeteksi atau mengatasi hal ini.
Begini tampilannya.
Saya: "Jadi ada dua pilihan. Opsi A, kita menggabungkan 11 call center menjadi 3. Opsi B kita menggabungkan 11 call center menjadi 8. Berikut rincian rincian biaya. Inilah implikasi stafnya. Inilah manfaatnya. Inilah risikonya. Rekomendasi saya adalah A. "
Mereka: "Hmm. Dapatkah Anda memberi saya rencana hari demi hari yang terperinci untuk setiap opsi? Dan rincian staf di setiap call center berdasarkan pengalaman bertahun-tahun. Saya juga perlu tahu berapa banyak di setiap call center adalah orang tua, menikah atau lajang. "
Aku ya"
Aku pergi dan melakukan itu. Kemudian ketika saya kembali, mereka ingin tahu berapa banyak di setiap call center adalah anggota serikat pekerja. Lalu berapa banyak yang punya mobil.
Saya mulai merasa bahwa saya digunakan sebagai taktik penundaan, sampai seseorang menjelaskan kepada saya bahwa semua data ini berguna dalam diskusi dengan kelompok staf, karena mereka mencoba mengurangi penundaan perjalanan dan masalah keluarga yang terkait dengan waktu perjalanan yang lebih lama. ke pusat panggilan terkonsolidasi.
Saya kira hal terbaik yang harus dilakukan, jika Anda menduga bahwa pertanyaannya adalah menunda taktik, adalah meminta daftar belanja total dari semua data yang mereka inginkan, jadi setidaknya Anda kemudian dapat merencanakan waktu Anda. Atau lakukan apa yang seharusnya saya lakukan pada contoh di atas, dan temukan apa yang akan mereka lakukan dengan data saat mendapatkannya. Anda kemudian dapat mengasah pencarian Anda, dan menyajikan data dengan cara yang paling berguna bagi mereka.

Alasan nomor 5: Mengungkapkan ketidaksepakatan atau ketidaksetujuan
Ketika seseorang bertanya: "Mengapa Anda menggunakan semua pemrogram yang tidak terampil ini?" Mereka tidak meminta alasan Anda untuk merekrut staf. Mereka mengatakan "Saya tidak setuju dengan keputusan Anda untuk mempekerjakan pekerja tidak terampil."
Apa yang saya lakukan (pada hari yang baik) adalah mencoba melibatkan penanya dalam diskusi yang konstruktif dengan menjawab pertanyaan atau mendapatkan gagasan mereka. "Saya punya beberapa alasan mengapa saya membawanya, yang dapat saya katakan jika Anda suka. Atau Anda ingin memberi tahu saya masalah apa yang mereka timbulkan kepada Anda, dan saya dapat mencoba mengatasinya. "
Tanggapan yang diinginkan penanya bukanlah sebuah jawaban. Mereka menginginkan sebuah pertengkaran. Mereka ingin membuat Anda bertahan dan membuat Anda merasa tidak enak. Jika Anda kehilangan kendali diri Anda, mungkin Anda akan mengatakan sesuatu seperti "Apa - apakah Anda mengatakan bahwa ini adalah ide yang buruk? Apa yang akan Anda lakukan di posisi saya? Lagi pula, mereka sangat terampil. Serta terampil seperti Anda, dalam hal apapun. Hah! "Ini tidak membuat siapa pun lebih jauh.

Alasan nomor 6: Mengerahkan kekuatan
Orang penjualan profesional "menggunakan pertanyaan untuk mengendalikan percakapan". Ini ada dalam pelatihan mereka. "Apa tiga masalah terbesar yang membuat Anda terjaga di malam hari?" Jadi jika Anda berada di pihak penerima, waspadalah. Pastikan Anda mengajukan beberapa pertanyaan kembali, dan periksa apakah percakapan Anda sesuai dengan keinginan Anda.

Orang lain menggunakan pertanyaan untuk dikerahkan, terutama di depan umum: "Dapatkah Anda memberi saya tiga alasan bagus mengapa saya harus menyetujui hal ini?" Ya, saya yakin, tapi saya pasti tidak akan melakukannya di tempat, kecuali jika saya memilikinya. dipersiapkan dengan baik. Bagaimanapun - mengapa Anda memerlukan tiga alasan? Salah satu alasannya adalah, jika itu bagus.

Ini adalah contoh sebuah pertanyaan yang menyamar sebagai sebuah pernyataan. Apa yang mereka katakan adalah: "Saya tidak suka Anda menempatkan saya di tempat untuk mengambil keputusan, jadi saya membalas dengan menempatkan Anda di tempat." Dengarkan dan pelajari: jangan menempatkan orang itu di tempat lagi. Pergi lebih halus lain kali.

Alasan nomor 7: Membuat sebuah pernyataan
Pertanyaan di akhir presentasi seringkali tidak benar-benar pertanyaan, namun memposisikan pernyataan dari penonton: "Bagaimana kelompok TI akan terpengaruh oleh proposal ini?" Mereka mungkin ingin mengetahui jawabannya, tapi sama-sama mereka dapat membingkai kekhawatiran mereka. dalam format pertanyaan yang lebih dapat diterima. Mereka mungkin membuat sebuah pernyataan: "Saya berasal dari kelompok TI dan kami sangat mengkhawatirkan proposal ini." Jika demikian, akan menjadi kontraproduktif untuk mengeluarkan daftar improvisasi. Anda tidak akan menghilangkan ketakutan mereka dengan jawaban yang rapi. Mereka mengundang Anda untuk mendengar kekhawatiran mereka, dan melibatkan mereka dalam prosesnya.
Jadi jika presentasi Anda kontroversial, alih-alih secara otomatis memasang sesi "Tanya Jawab" pada akhirnya, pikirkan apa yang benar-benar ingin Anda dengar dari penonton.
"Mengapa kita melakukan ini sekarang?" Terdengar seperti sebuah pertanyaan tapi mungkin pernyataannya berguna "Rasanya agak mendadak."
"Bisakah Anda menjelaskan mengapa biaya TI dihilangkan dari kerusakan pada slide 5?" Mungkin ini adalah koreksi yang membantu: "Saya pikir Anda telah meninggalkan biaya TI dari perhitungan Anda."
"Mengapa kita menggunakan konsultan eksternal untuk melakukan pekerjaan ini?" Kemungkinan akan menjadi keberatan atas bentuk "Saya memperselisihkan kebutuhan untuk menggunakan konsultan eksternal untuk ini."
Membingkai pernyataan yang berguna ini sebagai pertanyaan adalah sebuah konvensi, tapi kadang-kadang hal itu menimbulkan masalah dan mempersulit diskusi.
Jadi, setelah presentasi Anda, alih-alih sesi tanya jawab, Anda bisa meminta "Reaksi, koreksi, dan keberatan". Seringkali itu pertanyaannya, di root.
Tentu saja ada banyak alasan lain mengapa orang mengajukan pertanyaan. Seperti yang pernah saya katakan kepada seseorang: "Jika seorang gadis bertanya kepada saya 'Apakah pantat saya terlihat hebat dalam hal ini?' Dia tidak meminta jawaban, dia meminta pujian." Sangat berwawasan, saya pikir.