Langkah atau tahapan apa saja yang perlu dilakukan dalam project cost manajemen?

Biaya adalah salah satu resource terpenting dalam pengembangan sebuah projek. Maka dari itu, project cost management merupakan manajemen terpenting dalam pengembangan projek itu sendiri. Di dalam Project cost management terdapat 4 langkah, yaitu:

Langkah Pertama: Penentuan Sumber Daya
Di langkah pertama dalam manajemen keuangan dalam sebuah projek, perlu didefinisikan segala kebutuhan yang nantinya akan dibutuhkan ketika projek tersebut berjalan. Work Breakdown Structure (WBS) dan informasi dari projek-projek sebelumnya yang hampir sama dengan projek yang akan berjalan ini bisa dijadikan referensi atas kebutuhan yang akan dibutuhkan. Kebutuhan tersebut nantinya akan didefinisikan lebih lanjut hingga ke volumenya dan kuantitasnya, sehingga cost yang dibutuhkan pun dapat diketahui.

Langkah Kedua: Mengestimasi Biaya
Di langkah kedua ini, output yang dihasilkan berupa penilaian kuantitatif mengenai apa saja sumber daya yang dibutuhkan di dalam pembangunan projek tersebut. Tahap kedua ini juga akan memberikan pembaharuan terhadap dokementasi projek tersebut, terutama di bagian keuangan.

Langkah Ketiga: Penganggaran Biaya
Pada tahap ini, cost budgeting melibatkan pengalokasian estimasi biaya untuk pekerjaan perorangan dalam setiap waktu. Pekerjaan tersebut didasari pada WBS proyek yang dikerjakan. Tujuan utama dari cost budgeting ini adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek. Cost budgeting juga menyediakan informasi untuk pembiayaan kebutuhan projek.

Langkah Keempat: Pengendalian Biaya
Tahap ini sangat berkaitan dengan pengukuran beberapa atribut dan variasi yang terdapat pada cost baseline. Pengukuran atau peninjauan cost baseline ini harus terus dipantau dan jika terdapat perubahan pada cost baseline, maka stakeholder harus terus diberi info terkait adanya perubahan tersebut. Segala perubahan dalam keuangan dalam projek tersebut harus dicatat, dan dibuat forecast-nya agar pengembangan projek tetap berjalan sesuai rencana.

berikut ini merupakan langkah-langkah dalam membuat project cost manajemen:

1. Langkah 1: Perencanaan sumber daya
   Pada fase awal proyek, sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek perlu ditentukan. Work Breakdown Structures (WBS) dan informasi historis dari proyek sejenis dapat digunakan untuk menentukan sumber daya fisik yang dibutuhkan.

2. Langkah 2: Perkiraan biaya
   Beberapa metode estimasi biaya dapat diterapkan untuk memprediksi berapa biaya untuk melakukan kegiatan proyek. Pilihan untuk metode estimasi tergantung pada tingkat informasi yang tersedia. Pengiraan yang analog dengan menggunakan biaya sebenarnya dari proyek sebelumnya, serupa dapat dijadikan dasar untuk memperkirakan proyek saat ini.

3. Langkah 3: Penganggaran biaya
   Perkiraan biaya terbentuk bersama dengan proyek menjadwalkan input untuk penganggaran biaya. Anggaran tersebut memberikan gambaran umum tentang biaya periodik dan total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap paket atau aktivitas kerja, sedangkan anggaran mengalokasikan biaya selama periode waktu ketika biaya akan dikeluarkan. Garis dasar biaya adalah anggaran waktu bertahap yang disetujui yang digunakan sebagai titik awal untuk mengukur kemajuan kinerja aktual.

4. Langkah 4: Pengendalian biaya
   Pengendalian biaya berkaitan dengan pengukuran varians dari dasar biaya dan mengambil tindakan korektif yang efektif untuk mencapai biaya minimum. Prosedur diterapkan untuk memantau pengeluaran dan kinerja terhadap kemajuan proyek. Semua perubahan pada baseline biaya perlu dicatat dan total biaya akhir yang diharapkan terus diprediksi. Bila informasi biaya aktual tersedia, bagian penting dari pengendalian biaya adalah menjelaskan penyebab varians dari garis dasar biaya. Berdasarkan analisis ini, tindakan korektif mungkin diperlukan untuk menghindari pembengkakan biaya.

Referensi :

http://www.costmanagement.eu/blog-article/198-cost-management-explained-in-4-steps

Terdapat 3 tahapan dalam biaya manajemen proyek yaitu :

1. Cost estimating

Cost estimating melibatkan pengembangan suatu perkiraan atau estimasi biaya dari resource yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Project manager harus menentukan estimasi biaya dengan teliti jika ingin menylesaikan proyek dengan batasan biaya yang ada. Salah satu hasil penting dari project cost management adalah suatu cost estimate. Secara normal project manajer mempersiapkan beberapa tipe dari cost estimate untuk banyak proyek. Ada tiga tipe cost estimating, yaitu : Rough order magnitude (ROM) estimate, Budgetary estimate, dan Definitive estimate. Cost management plan adalah suatu dokumen yang menggambarkan bagaimana organisasi akan mengatur perbedaan biaya dalam proyek.

2. Cost budgeting

Cost budgeting melibatkan pengalokasian estimasi biaya untuk pekerjaan perorangan dalam setiap waktu. Pekerjaan tersebut didasari pada WBS proyek yang dikerjakan. Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek. Suatu cost baseline adlah suatu tahapan waktu dari budget yang digunakan oleh project manager untuk memastikan dan memantau penggunaan biaya. Cost budgeting juga menyediakan informasi untuk pembiayaan kebutuhan.

3. Cost control

Project cost control termasuk memantau penggunaan biaya, dan memastikan hanya perubahan proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam suatu cost baseline yang telah ditinjau kembali dan menginformasikan stakeholder mengenai perubahan proyek yang disahkan yang akan mempengaruhi biaya. Cost baseline, performace report, perubahan yang diinginkan, dan pembiayaan kebutuhan proyek merupakan input untuk proses cost control.

Project cost manajement adalah aktivitas untuk mengestimasi, mengalokasikan dan mengontrol biaya dari sebuah projek. Ini menghasilkan biaya monitor anggaran yang disetujui di seluruh proyek dan memberikan dasar bagi keputusan untuk mengendalikan biaya tak terduga atau tambahan. Menghasilkan anggaran yang disetujui, memantau biaya sepanjang proyek, dan sebagai dasar dalam mengambil keputusan mengendalikan biaya tak terduga atau tambahan.

Step-step dalam melakukan project cost manajement:

1. Resource Planning
   Pada fase awal, resource yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek perlu ditentukan. Work Breakdown Structures (WBS) dan informasi historis dari proyek sejenis dapat digunakan untuk menentukan resouce yang dibutuhkan. Waktu, material, SDM, equipment, dan sebagainya. Setelah semua diketahui, kita dapat melakukan estimasi biaya.

2. Cost Estimating
   Dasar melakukan estimasi biaya adalah informasi yang diperoleh tentang kebutuhan apa saja yang diperlukan. Proyek yang sama dapat dijadikan gambaran besaran biaya yang diperlukan. Pilihan lain adalah menggunakan model parametrik di mana karakteristik proyek secara matematis terwakili. Akhirnya, ini menghasilkan perkiraan biaya unit terperinci dengan akurasi tinggi. Ketidakpastian yang tersisa dalam perkiraan yang kemungkinan akan mengakibatkan biaya tambahan dapat ditutupi dengan biaya pemesanan (misalnya menggunakan eskalasi dan kontinjensi).

3. Cost Budgeting
   Estimasi biaya memberikan gambaran umum tentang biaya periodik dan total proyek. Estimasi biaya menentukan biaya setiap paket atau aktivitas kerja, sedangkan anggaran mengalokasikan biaya selama periode waktu ketika biaya akan dikeluarkan. Garis dasar biaya adalah anggaran waktu bertahap yang sudah disetujui untuk digunakan.

4. Cost control
   Cost control berkaitan dengan mengukur varians dari cost baseline dan mengambil tindakan yang efektif untuk mencapai biaya minimum. Prosedur diterapkan untuk memantau pengeluaran dan kinerja terhadap kemajuan proyek. Semua perubahan pada cost baseline dan estimasi biaya perlu dicatat dan perkiraan biaya total akhir secara terus-menerus. Ketika informasi biaya yang sebenarnya tersedia akan menjadi informasi penting untuk pengendalian biaya. Berdasarkan analisis ini, tindakan korektif mungkin diperlukan untuk menghindari pembengkakan biaya.

http://www.costmanagement.eu/blog-article/198-cost-management-explained-in-4-steps