Bagaimana cara mengetahui dan memahami kebutuhan pengguna ?

Memahami kebutuhan pelanggan merupakan hal yang penting dalam proses manajemen produk, tapi kita juga perlu melakuaknnya dengan baik dengan cara :

1. Memahami apa yang orang benar-benar coba lakukan dan masalah apa yang mereka coba untuk diselesaikan. Hal ini akan menunjukkan apa yang mereka inginkan.

2. Kebutuhan bisa menjadi hal fungsional yang perlu dilakukan seseorang, misalnya untuk mengecek kelayakannya. Kebutuhan juga bisa emosional, mungkin orang stres dan cemas dan mereka butuh kepastian. Kedua jenis kebutuhan ini penting untuk dipahami jika ingin merancang layanan yang disukai orang sehingga mereka dapat menggunakannya, dan dapat menggunakannya tanpa bantuan.

3. Kita mungkin mendapatkan beberapa kebutuhan pengguna dari pemangku kepentingan, namun tidak semuanya. Tapi akan lebih baik jika kita mengetahuinya dengan mengobservasi langsung dari real user yang akan menggunakan produk kita.

4. Perlakukan 'kebutuhan pengguna' dari para pemangku kepentingan sebagai asumsi. Karena hal ini tidak pernah secara akurat mewakili pengguna akhir.

5. Tim harus berada di lapangan dalam melakukan penelitian pengguna dan harus menemukan apa yang pengguna akhir lakukan saat menemukan / memilih layanan.

6. Memahami kebutuhan pengguna menghemat uang. Memahami kebutuhan pengguna memungkinkan perancangan layanan yang lebih baik yang menghasilkan pengambilan data digital yang lebih besar, kepatuhan yang lebih tinggi, hasil kebijakan yang lebih efektif, kesalahan pengguna dan ketidakakuratan pengguna yang lebih sedikit, mengurangi permintaan kegagalan dan, secara keseluruhan membuat nilai layanan lebih baik dan lebih murah untuk dijalankan.

Sumber :

Kebutuhan dapat diketahui dan dipahami dengan melalui beberapa cara dan teknik yang dilakukan,
biasanya teknik untuk mengetahui dan memahami kebutuhan pengguna yang dilakukan dengan teknik penggumpulan data kebutuhan pengguna yang dapat dilakukan dengan cara:

1. Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpulan kebutuhan yang paling umum digunakan. Langkah-langkah dasar dalam teknik wawancara adalah :
- Memilih target wawancara
- Mendesain pertanyaan-pertanyaan untuk wawancara
- Persiapan Wawancara
- Melakukan Wawancara
- Menindak lanjuti hasil wawancara

2.Observasi
Hal ini penting karena kadang-kadang pengguna atau manajer tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang mereka lakukan dan menceritakan kembali ke analisis. Teknik Observasi biasanya dilakukan secara bersama-sama dengan teknik pengumpulan kebutuhan sistem yang lainnya.

3.Kuisioner
Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis dan biasanya melibatkan banyak orang. Kuisioner bisa dilakukan secara tertulis (paper based) atau secara elektronik.

4.Analisis Dokumen
Teknik ini dilakukan dengan mempelajari material yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang sedang diamati berupa form, laporan manual kebijakan, grafik organisasi. Teknik ini dilakukan hanya untuk perusahaan atau organisasi berskala kecil dan belum memiliki sistem yang terkomputerisasi.

5. Diskusi Kelompok
diskusi yang dilakukan berkelompok yang terdiri dari beberapa pengguna.

6. Pembuatan persona
Pembuatan persona dari pengguna yang dikhususkan, yang nanti akan dilanjutkan dnegan penggunaan Emphaty Maps pengguna untuk lebih mudah pengerjaan persona.
Peta Empati terdiri dari lima area yang mewakili elemen komunikasi calon pengguna:
- Apa yang mereka pikirkan.
- Apa yang mereka rasakan.
- Apa yang mereka dengar.
- Apa yang mereka ucapkan.
- Apa yang mereka lakukan.

7. Competitor user testing
Competitor melakukan user testing kepada pengguna guna mengetahui kebutuhan yang diperlukan.

Selain itu ada juga beberapa tips atau langkah sederhana yang dapat dilakukan untuk menganalisa kebutuhan pengguna terhadap sistem:

Tips #1. Selalu menjaga hubungan yang baik dengan pihak perusahaan (instansi). Hal ini cukup penting karena akan memperlancar proses pembangunan software.
Tips #2. Wawancarai seluruh stakeholder atau pihak-pihak yang terkait dengan sistem (software) yang akan dibangun.
Tips #3. Lakukan pengamatan secara langsung proses yang terjadi di perusahaan (instansi), sehingga kita dapat mengetahui secara lebih rinci mengenai permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan proses bisnisnya.
Tips #4. Lakukan benchmarking terhadap sistem sejenis atau perusahaan lain yang sudah menerapkan sistem sejenis.
Tips #5. Setelah proses analisa kebutuhan dirasa cukup, buatlah daftar sederhana yang menggambarkan mengenai software yang akan dibangun termasuk batasan-batasannya.

Berikut beberapa referensi terkait:
Referensi 1
Referensi 2
Referensi 3

Berikut adalah langkah simple kita yang dimisalkan sebagai produsen untuk memahami kebutuhan pengguna :

• Pahami karakter pengguna
  Tentukan target customer, maka dengan menentukan target costumer suatu produsen pasti paham dengan suatu customer tersebut.

• Membuat hipotesis
  Produsen harus membuat hipotesis yang mampu menentukan langkah selanjtnya untuk menentukan strategi yang tepat dalam menawarkan dan membranding produk produsen tersebut.

• Melakukan eksekusi
  Dengan waktu yang tidak terlalu lama, produsen harus mengeksekusi dengan menjalankan strategi penwaran produk yang sudah direncanakan secara matang terhadap customer nantinya.

• Tidak terlalu terpaku dengan data
  Produsen harus melakukan sebuah pengujian lebih lanjut untuk mengetahui tingkat keberhasilan strategi membranding suatu produk yang diinginkan oleh customer.

Selain dari keempat poin diatas, suatu produk agar bisa masuk kategori paham dengan kebutuhan pengguna, produk tersebut tentunya harus bisa mengikuti perkembangan zaman. Dengan mengikuti perkembangan zaman, tentunya teknologi yang dipakai pun merupakan teknologi terkini yang tentunya tidak mau dilewatkan oleh customer. Dan tentunya dibekali dengan fitur fitur untuk menunjang fungsi dari suatu produk untuk dipakai oleh customer.