Work Breakdown Structure (WBS) adalah suatu kelompok deliverable-oriented dari elemen-elemen proyek yang terorganisir dan menentukan total lingkup proyek. Setiap penurunan level memberikan peningkatan perincian definisi komponen proyek. Komponen komponen proyek tersebut berupa produk atau jasa.
Salah satu proses yang ada pada manajemen proyek adalah merencanakan aktivitas proyek secara langsung untuk mencapai tujuan proyek itu sendiri. Dalam perencanaan proyek, WBS memiliki 15 fungsi terhadap proses manajemen, yaitu (Mackay, 2004):
- Mendefinisikan lingkup proyek
- Mengidentifikasi stakeholders, pembuat keputusan dan eskalasi prosedur
- Mengembangkan daftar rincian tugas
- Mengestimasi kebutuhan waktu
- Menegembangkan inisial flow chart manajemen proyek
- Mengevaluasi kebutuhan proyek
- Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
- Menyiapkan contingency rencana
- Mengidentifikasi saling ketergantungan
- Mengidentifikasi jalur kritis milestones
- Berpartisipasi menelaah didalam fase proyek
- Menjaga sumberdaya yang diperlukan
- Menangani proses pengendalian perubahan
- Melapor status proyek.
Selain itu, WBS bertujuan untuk mengembangkan suatu keperluan obyektifitas misi proyek secara spesifik. Tujuan WBS secara rinci, antara lain:
- Memecahkan program/ proyek kedalam bagian yang terkelola dari pekerjaan sebagai fasilitas perencanaan dan pengendalian biaya, jadual dan konten teknis.
- Secara cepat WBS dibuat untuk mengembangkan program/ proyek dengan mengidentifikasi total pekerjaan dan pekerjaan tersebut terbagi kedalam elemen yang terkelola dengan tingkatan level yang rinci.
- Melengkapi komunikasi antar personel proyek
- Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek
- Merupakan cara yang efektif untuk melengkapi tugas manajemen.
Selain itu, manfaat WBS dalam manajemen proyek, antara lain:
- Secara signifikan berdampak pada perencanaan dan penempatan manajemen serta tanggung jawab teknis.
- Membantu jalannya status engineering, mengalokasikan sumberdaya, estimasi biaya, pembelanjaan, dan kinerja biaya dan teknik (Deparment of Defence Handbook Work Breakdown Structure, 1998)
- Mengurangi kompleksitas
- Fasilitas penjadualan dan pengendalian
- Digunakan sebagai tool estimasi biaya (cost estimation)
- Digunakan sebagai tool dalam membuat anggaran (cost budgeting)
- Digunakan sebagai tool dalam perencanaan manajemen resiko (risk management planning)
- Mengidentifikasi aktivitas (activity definition)
Beberapa hal alasan menggunakan WBS, adalah :
- WBS merupakan aktivitas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proyek
- WBS menciptakan sebuah sense kebutuhan yang urgen
- WBS dapat membantu mencegah terjadi perluasan scope yang tidak menentu sehingga proyek menjadi tidak jelas arahnya (scope creep)
- WBS dapat dijadikan sebagai alat kendali (provides control)
- WBS dapat dijadikan sebagai alat untuk menentukan scope baseline.
Selain itu sebuah WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain:
- Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan
- Memberikan dasar estimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadual, dan menghitung biaya
- Mendorong manajemen untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek.
