Rencana manajemen risiko proyek secara efektif mendefinisikan "bagaimana" dalam hal proses dan penataan risiko sepanjang siklus hidup proyek. Ini juga terdiri dari:
- Analisis atau laporan antisipasi risiko yang mungkin terjadi
- Solusi atau strategi mitigasi yang bervariasi dari risiko dampak tinggi hingga risiko berdampak rendah
Ada 6 langkah dasar yang perlu dilakukan untuk membangun rencana pengelolaan risiko proyek yang menyeluruh dan berhasil, yaitu sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi Risiko dan Membuat Daftar Risiko
Sebelum memikirkan pengelolaan dan mitigasi risiko, penting untuk mengetahuinya dan mengidentifikasi bahwa semuanya benar. Jika kehilangan risiko sambil mengidentifikasi kemungkinan ancaman, maka menempatkan proyek dan penyelesaian pada risiko itu sendiri.
Untuk dapat benar-benar mengidentifikasi semua risiko, maka dapat menggunakan metode kategori penentuan awal yang dapat menimbulkan risiko ini, misalnya risiko proyek, risiko perusahaan , risiko bisnis, risiko anggaran, risiko sistem, risiko masyarakat, risiko tujuan bisnis. Ini bisa dikategorikan lebih jauh ke dalam kategori yang lebih tepat untuk memudahkan identifikasi. Metode kategorisasi lainnya bisa dalam hal risiko bersifat eksternal atau internal. Metode PEST juga banyak digunakan dalam industri: pembagian berdasarkan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi.
Gunakan sesi brainstorming dengan anggota tim proyek, pakar materi pelajaran, dan pemangku kepentingan untuk mendapatkan wawasan tentang kategori dan identifikasi risiko yang tepat.
Semua risiko yang teridentifikasi dirinci ke dalam daftar risiko dan tingkatnya melekat pada setiap risiko yang diturunkan. Tingkat ini didasarkan pada kemungkinan terjadinya risiko pada siklus hidup proyek dan keseriusannya. Adapun tahapan dari manajemen risiko proyek:
- Identifikasi yang unik
- Deskripsi singkat
- Tingkatan dari dampak terhadap proyek
- Kemungkinan terjadinya frekuensi
- Individu yang bertanggung jawab untuk mengelola risiko
- Rencana mitigasi
- Anggaran dialokasikan
2. Menganalisis dan Mengevaluasi Resiko
Setelah mengidentifikasi risiko yang terkait dengan proyek, langkah selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi setiap risiko untuk menentukan pengaruhnya terhadap keberhasilan penyelesaian proyek. Risiko harus dianalisis dan dievaluasi dengan mempertimbangkan 2 kriteria berikut:
- Kemungkinan
- Tingkat Dampak
Manajer proyek didesak untuk menilai setiap risiko yang tercatat dalam daftar risiko pada skala tingkat kejadian rendah, sedang, dan tinggi. Dapat membuat sebuah matriks untuk memetakan evaluasi ini sehingga bisa mendapatkan ide yang bermanfaat tentang risiko dan pengaruhnya terhadap proyek tersebut.
Penilaian pada matriks init digunakan untuk memprioritaskan berbagai jenis risiko dan memungkinkan manajer proyek untuk mengukurnya sesuai dengan rencana manajemen risiko proyek. Nilai yang diberikan pada risiko proyek dapat berupa nilai atau peringkat numerik yang dianggap nyaman oleh tim proyek dan organisasi.
3. Mengidentifikasi Pemicu Resiko
Membagi menjadi sub kelompok, sub kelompok ini harus mempelajari risiko mereka dalam pengertian yang lebih dalam dan mengenali pemicu risiko dan tanda peringatan, yang dapat memberi tahu tim proyek bahwa proyek mereka sedang mengalami bahaya.
Pada tahap ini, manajer proyek dapat menentukan peran dan tanggung jawab masing-masing tim dan anggota tim saat menghadapi skenario risiko. Kekuatan otoritatif diberikan kepada individu untuk mengelola dan menyelesaikan anggaran untuk setiap risiko dan mereka bertanggung jawab untuk menghasilkan ide dan rencana untuk ide tersebut, dengan manajer proyek di belakangnya.
Peran dan tanggung jawab dapat didistribusikan berdasarkan departemen, jabatan, atau keahlian individu atau tim. Individu-individu dapat berkontribusi terhadap identifikasi pemicu risiko yang dapat didaftarkan dalam rencana pengelolaan risiko proyek.
4. Brainstorming untuk solusi ide
Setiap tim mengambil risiko dan brainstorm menjadi ide yang dapat mengatasi ancaman. Ini harus merupakan tindakan pencegahan atau kemungkinan rencana yang diambil oleh tim pada awal proyek, untuk mengurangi atau menghilangkan dampak risiko ini terhadap penyelesaian proyek. Tim harus memikirkan peluang yang akan datang.
Peluang yang paling sering adalah risiko positif dalam proyek dan peluang dapat menetralkan risiko negatif yang akan difokuskan. Manajer proyek harus mendesak tim manajemen risiko proyek, melalui cara-cara rencana manajemen risiko proyek, untuk memperhatikan bahkan peluang untuk mengurangi risiko.
Berdasarkan ide kolektif yang berasal dari berbagai departemen dan pemikiran yang telah mengerjakannya, manajer proyek kemudian perlu membuat keputusan untuk menyusun rencana tindakan untuk solusi.
5. Membuat Rencana
Resiko diidentifikasi, kemungkinan solusi atau tindakan dipertimbangkan, apa yang tersisa untuk dibuat adalah rencana tindakan untuk hal ini. Rencana aksi ini adalah unit dasar dari rencana manajemen risiko proyek, dan untuk manajer proyek yang memiliki rencana ini, mereka perlu mendokumentasikan semua solusi yang mungkin untuk semua risiko yang berbeda yang diidentifikasi di seluruh proyek. Rencana ini pada dasarnya adalah strategi mitigasi risiko untuk menghindari risiko.
Strategi mitigasi risiko akan mengurangi kemungkinan risiko tercapai atau akan mengurangi dampak risiko yang dihadapi. Ada dua jenis strategi mitigasi, yaitu sebagai berikut:
Preventative : Apa yang harus dilakukan sekarang? Strategi ini dirancang sedemikian rupa sehingga mengurangi kemungkinan risiko atau keseriusan cara berisiko sebelum risiko tersebut terwujud.
Contingency : Tindakan yang direncanakan jika terjadi risiko. Apa yang harus dilakukan jika ...?
Risiko yang berada pada prioritas tertinggi harus diperhatikan terlebih dahulu oleh manajer proyek dan rencana mitigasi mereka perlu direalisasikan sebelum proyek dimulai, atau sesuai dengan rencana tindakan. Resiko dengan prioritas yang lebih rendah bisa dijaga nantinya, namun tidak bisa diabaikan atau terbengkalai.
Daftar risiko harus mencatat dan mendokumentasikan semua risikonya, penerima hak terhadap risikonya, rencana tindakan yang akan dilaksanakan, dan biaya yang terkait dengan risiko.
6. Memantau dan Meninjau Resiko
Sementara proyek berjalan sesuai rencana proyek, bersamaan dengan menjalankan rencana pengelolaan risiko proyek, menangani semua risiko yang mungkin dihadapi proyek dalam penyelesaiannya. Karena semua hasil rencana pengelolaan risiko proyek didokumentasikan dalam daftar risiko, penting untuk meninjau dokumen ini secara berkala. Pertimbangkan periode peninjauannya setiap dua minggu.
Tapi kenapa monitor dan review? Seiring kemajuan proyek, ada kemungkinan besar bahwa proyek tersebut dapat menghadapi atau menyadari lebih banyak risiko atau risiko yang tercantum dalam daftar mungkin memerlukan perubahan.
Manajemen risiko proyek adalah proses yang berulang dan harus ditenun dengan mulus ke dalam pengelolaan keseluruhan proyek. Ini harus diintegrasikan secara erat dengan kerangka manajemen isu karena masalah yang belum terselesaikan secara perlahan berhasil menjadi risiko potensial.
Sumber:
