Risk management plan adalah dokumen yang disiapkan manajer proyek untuk memperkirakan risiko, memperkirakan dampak dan menentukan tanggapan terhadap isu yang ada. Dalam konteks ini, saya ingin bertanya terkait apa saja faktor-faktor penting yang harus diperhatikan dalam pembuatan risk management plan pada proyek pembangunan jembatan ponton?
Risk management plan adalah dokumen formal yang menjelaskan bagaimana menangani risiko spesifik dan tindakan pengelolaan risiko yang dapat diambil untuk mengurangi atau menghindari ancaman terhadap kegiatan dan hasil proyek. Dalam tim proyek konstruksi telah menerapkan proses yang sistematis untuk mengidentifikasi, menganalisa dan merespon risiko di semua tahap proyek. Hasil akhir dari proses manajemen risiko yang digunakan pada proyek pembangunan jembatan ponton adalah daftar risiko yang telah diidentifikasi dan penggambaran risiko pada proyek yang akan dimonitoring dan dikontrol. Tim konstruksi pembangunan jembatan ponton harus memprioritaskan risiko dengan menganalisis probabilitas dari kejadian dan dampaknya, lalu memberikan strategi, tindakan atau respon yang diambil, serta bertanggung jawab dalam memonitoring risiko.
Dalam pembuatan perencanaan pengelolaan risiko (risk management plan) proyek pembangunan jembatan ponton terdapat faktor-faktor penting yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Pendekatan Manajemen Risiko
Manajemen risiko merupakan bagian penting dalam perencanaan pengelolaan risiko proyek, sebab manajemen risiko merupakan proses yang berkesinambungan. Manajemen risiko mengidentifikasi dan menganalisa masalah yang dapat terjadi diikuti dengan solusi masalah apabila masalah tersebut benar-benar terjadi. Tim proyek pembangunan jembatan ponton akan melaksanakan dan meningkatkan pendekatan manajemen risiko sepanjang masa proyek.
Fungsi dari manajemen risiko yaitu :
• Memantau elemen risiko serta peluang.
• Mengidentifikasi elemen risiko dan kesempatan baru.
• Mengevaluasi atau meningkatkan kemungkinan terjadinya risiko.
• Menyusun dan menerapkan strategi respon.
• Mengevaluasi dan mendokumentasikan keefektifan tindakan respons.
2. Perkiraan Biaya Berbasis Risiko
Memperkirakan biaya, risiko, dan ketidakpastian proyek merupakan tanggung jawab mendasar dari tim proyek pembangunan jembatan. Selain itu, tim juga harus mengidentifikasi alat dan teknik untuk menghasilkan perkiraan yang lebih akurat dan lengkap. Pada tahap ini baik itu insinyur proyek, manajer proyek, manajer bisnis dan eksekutif harus memahami jumlah biaya yang harus dikeluarkan dalam proyek. Selain itu harus memahami rentang waktu atau jangka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, serta alasan sebuah proyek dilakukan.
3. Matriks Manajemen risiko dan Respon Risiko
Dalam setiap proyek pembangunan jembatan maka akan mengembangkan serta memelihara matrix manajemen risiko. Dasar untuk matrix akan dipilih, biasanya dari peringkat tertinggi dan risiko yang teridentifikasi dari perkiraan biaya berbasis risiko. Pendekatan matriks manajemen risiko dan respon risiko akan digunakan di sepanjang hidup proyek pembangunan jembatan ponton, yaitu:
• Melaksanakan dan mengelola perencanaan manajemen risiko dengan pengarahan anggota tim mengenai matriks manajemen risiko, meninjau risiko menjadi agenda utama dalam rapat tim, serta melaporkan status perencanaan pengelolaan risiko.
• Memonitor dan mengontrol risiko yang berpotensi terjadi dengan menetapkan tim untuk memonitor dan melacak kejadian berisiko, penilaian risiko dan prioritas dapat berubah selama masa proyek berlangsung, mengidentifikasi dan melaporkan bila terjadi perubahan probabilitas kejadian dan dampak potensial.
• Mengidentifikasi dan mengevaluasi elemen risiko baru dengan melibatkan anggota tim dengan tanggung jawab untuk terus meninjau proyek dan mengidentifikasi risiko baru yang mungkin terjadi, menambahkan risiko baru ke matriks manajemen proyek, menetapkan strategi respon awal.
• Mengimplementasikan perencanaan manajemen risiko ketika risiko terjadi, yaitu ketika risiko mencapai tahap akan segera terjadi, meninjau kembali tindakan yang direncanakan, memantau keefektifan setiap tindakan respon, mendokumentasi setiap kejadian risiko dan respon sebagai dasar untuk proyek yang akan dilakukan di masa depan.
• Mengelola sumber daya respon risiko, yaitu penggunaan dana kontingensi pada umumnya digunakan untuk perubahan konstruksi yang berada dalam anggaran dan kewenangan kontingensi manajer konstruksi, penggunaan risk reserve dikelola direktur program untuk perubahan tidak terduga yang berada di luar lingkup dan otoritas pengelolaan konstruksi.
4. Penilaian Risiko Terjadwal
Pada proyek pembangunan jembatan ponton akan dikenai penilaian risiko sepanjang proyek. Sebagai bagian dari manajemen risiko yang baik, maka penilaian risiko proyek harus terjadwal. Dampak dari jadwal proyek harus dinilai tidak hanya pada penundaan proyek tetapi proyek lain juga akan terlibat.
REFERENSI
Meredith, Julie. 2009. SR 520 Bridge Replacement and HOV Program. Seattle:Washington State Department of Transportation.
